KPI管理ダッシュボードの作り方

エクセルで管理は始めたもののどのようなサマリーダッシュボードを作るか悩まれる方が多いようです。必要な要素は下記の７項目です。

先月の
１．KPI目標
２．KPI実績
３．KPIの達成率

今月の
１．KPI目標
２．KPI実績
３．KPIの達成率を現在の日にちに換算したもの
４．成長率


この７項目を設定することで、先月の実績はどうであったのか、先月に対して今月はどうなのか、特に現時点での日付の消費率を計算に入れた達成率に対して勝っているのか負けているのか、先月より成長しているのかを一覧で確認することが可能です。

次回以降それぞれの数値の計算方法をご説明致します。

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KPI成長率定義の重要性

KPIを導入してしばらくすると、どの担当者も惰性となってきます。もちろん管理担当のあなたも惰性となりKPIが入力されていることに安堵を覚えてしまうでしょう。しかしそういう状況になったら今一度KPI管理手法を見直す時です。

特にある指標を追っている際に目標をつけたとします。一旦目標水準が達成されれば以後、誰も見ないKPIとなってしまうでしょう。従い、初めから担当者が安堵できないKPIを導入するのがミソです。

その代表KPIが成長率となります。売上を追うにしてもコストを追うにしても絶対値や比率ではいつかは水準に達してしまい安堵してしまいます。しかし、月間成長率や、昨年対比成長率をうまく指標に設定できれば、チームは自然と前月もしくは昨年対比で負けることが許せなくなります。ここまできて自走できればあとはきちんと目標のレビューを毎回することで、自走するチームができあがるでしょう。

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KPIの成長率

「香川くん、KPIの中で一番大事なのは何かなあ？」
「はい？やはり結果を見るには売上で、プロセスを見るには訪問数とかでしょうか？」
「そうとも言うね。でもやっぱり一番大切なのは昨日より成長したかだと思う。なので、主要なKPIを抜き出して先週との比較、先月との比較、昨年との比較を実施することが大事なんだ。」
「ほう、」と、生返事な香川に対して草薙は続ける。
「各事業の成長度合いによって、週か月か年を決めるとするだろ。それぞれをWeek on week, Month on month, Year on yearと言うんだ。仮に年次での成長率を指標にするなら、大事な事は必ず昨年の実績を上回ること。事業にとって成長がガソリンで、ガソリンが無いと走ることもできない、つまり事業を持続することができなくなるんだ。」

さて、皆さんの会社でも、草薙のように事業の成長に合わせて成長の指標を決めましょう。成熟したビジネスでならYear on year、成長途上のビジネスならMonth on monthを選択することがベターでしょう。その上で、各主要KPIの年次もしくは月次成長率の一覧表を作成し、その成長率だけのグラフを一部用意すると、会社としての勢いと問題の在り処を明確に知ることができます。

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開発部でのKPI選択

毎日徹底という意味では編成部と１，２を争う個性派軍団の開発部。きっとさしたる進捗もないだろうという憂鬱な気持ちを持ちながら草薙は開発部を訪ねた。
「田中部長、おはようございます。その後KPIの導入の方はどうですか？」
「ああ、草薙さん、おはようございます。丁度相談しようと思っていたところです。」
「はあ、といいますと？」
「いや、結局開発部でのKPIというのは難しく時間を記録はしているものの、どうしていいものやら」
「そうですか。以前もお伝えしましたが、先ずは時間を記録すること、その上でその時間が生産活動に利用されているかという指標を設けてみてはどうでしょうか？」
「例えば、会議や資料作成などの間接業務と、コーディングや仕様書作成などの直接業務とに分けてみるとか。そうすることで日々生産性が上がっているかを確認することができます。」
「なるほど、確かにそれは良い案ですね。」
田中はできるかなという顔をしながら頷いた。

この開発部のように、直接的にビジネスのアウトプット指標を左右しない部署のKPI管理は非常に難しいものがあります。今回のケースのように生産性を測るのもひとつの手ですが、人数が少ない場合はむしろ管理しないという選択肢も検討してみましょう。是が非でも計測することが目的ではなく、あくまでも結果数値の向上が目標ですので、必要なものを会社の体力に合わせて取捨選択していきましょう。

また、同時に開発をしなければ向上しないサイトの指標を開発部が追うというのはかんげるべき選択肢です。明日は、そちらについて検討してみます。

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編成部の進捗状況

次に草薙は編成部を尋ねた。
「脇坂さん、お疲れ様です。KPIの方はいかがですか？」
「ああどうもどうも、草薙さん。丁度探していたところですよ。」
「どうされました？」
「いや、先日の経営会議でとのかくトラックを開始しろと言われたのでいろいろ考えてみたのですが、どうもしっくりとしたKPIが見つからなくてですね、、実はまだ計測を開始していないのですよ・・。」少々バツが悪そうに話すのを聞き流しながら草薙は答えた。
「脇坂さん、でも分からないとはどういうことですか？ウェブの基本であるページビューや、ビジターといったものから計測を開始すればいいのではないですか？」
「そうなんですけど、草薙さん。トラフィックはマーケティング部が持ってくるか来ないかで大きく結果も変わりますよね。それを編成部だけで見ろと言われてもメンバーが腹落ちしないのですよ。」
「なるほど、でもそういった結果KPIの最たるものはどこが計測しても一緒じゃないですか？先ずは無料トラフィックを編成部、有料トラフィックをマーケティング等に分けてみればいいのではないですか？その上で編成部自身がコントロールできる数字をトラックしていけばいいと思います。」
「例えば、離脱率とか、次のページのクリックスルーとか。最終的には流通なのですが、流通は販売部が追うのでその売り上げの更正要素をトラックするのがいいでしょう。」

結局のところ、現場が理解でき、努力できる範囲のKPIを設定し毎日見る癖を持ってもらうことが重要というのはどの部署でも変わりません。

編成部が行なっているか、マーケティング部が行なっているか会社によって違うかもしれませんが、オンラインショッピングの場合、メールマガジンマーケティングを行なっているとおもいます。これらでどれだけのトラフィックを持ってき、どれだけの流通を上がられるかもしっかりとトラックすべきKPIとなるでしょう。

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マーケティング部のKPI決定

「浅井部長こんにちは、その後KPIの方はいかがですか？」
「先週丁度ROIが７５％になったところです。効果はでてますね」
「本当ですか、凄いですね！KPIシートを見せてもらえますか？」
「もちろんです。」と、見せてもらったシートをみて草薙は顔が曇ったことがバレないように、「なるほど、なかなかの進捗ですね更に頑張りましょう。」といいながらシートの改善点を探した。
先ずは前組織例外なくトラッキングを開始することが重要ですので、少々数字が悪い等はこの際目をつむります。

マーケティング系で重要なのは、各マーケティングチャンネル毎のパフォーマンスをしっかりと把握することです。金額が大きいだけに大きなKPIだけを追っていては中で何が起こっているか分かりません。特にオンラインショッピングでは最小のコストで最大の売上を作ることがマーケティングの目的となります。そして残念ながら往々にして、マーケティング費用を得られた利益から差し引くと赤字になります。すなわち、マーケティングをしなければ赤字にはなりませんが、全体のモーメンタムを作ることができません。いかに少ない投資で最大限の売上を上がるかに注力するためにも、マーケティングのKPIは重要となります。

参考まで一般的にマーケティング部門では、チャンネル毎に、投資額、コスト、クリック数、コストパークリック、注文件数、転換率、売上、コストパー売上をモニターしていきます。

オンラインショッピングでの重要な指標は有料のトラフィックで得られた売上と、無料のトラフィックで得られた売上の比率となります。KPIをモニターしながら立ち上げ当初は有料トラフィックで売上を上げるものの、徐々に無料トラフィックにシフトしていく戦略を立てましょう。

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営業部のKPI決定 2

草薙の提案のように、各個人がひっそりとKPIをトラックするのではなく、全社行事として公開してトラックすることで全社の意識レベルが上がります。営業部のKPI管理は地道にコール件数、コンタクト件数等のプロセスKPIのトラックと、業務リードタイムの短縮化、見込み管理の徹底の３つのメソッドで改善していくことが可能です。注意しないといけないのは、コール件数だけではなくコールのクオリティをチェックしなければ特に若い営業マンは電話の件数を増やすことだけに注力をし本質を失いがちになります。

よって営業部の業績向上には先ずマネージャー自信がこの基本を理解し各指標とプロセスの見える化を率先して推進することが重要となります。日報の仕組みの一つとして各営業担当の数字が吸い上げられる仕組みを作ることまではどこの会社もできていますが、それを全社行事として意識向上を図れている会社は少ないのが実情です。意識レベルを上げるためには、ホワイトボードや壁に張り出すことや、各担当の横並びの情報が俯瞰できるような日報を作成し、印刷して配る、毎朝MTGをして数字の確認をする、目標達成者がでる毎に盛大に祝う等、多数の原始的な方法もあります。CRMで効率的に管理できるのは確かですが、この全社レベルの意識アップには何らかの儀式的な手法が有用なことをコツとして心がけると、KPI管理の意識、精度が飛躍的に上がるでしょう。

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